Створення організаційних підрозділів – це перший крок налаштування системи Google Workspace for Education. На цьому етапі Ви вже повинні отримати домен, зареєструватись в системі та активувати домен. Якщо цього ще не зробили – ознайомтесь з покроковою інструкцією з впровадження Google Workspace for Education.
Організаційні підрозділи – це базова структура для зберігання інформації про користувачів. Правильно створена структура дозволить вам надалі зручно керувати правами користувачів, їх доступами до різних сервісів та додатків, що підключені до системи Google Workspace for Education.
Організаційні підрозділи часто плутають з Групами користувачів. На відміну від Організаційних підрозділів, Групи користувачів призначені для:
- масових розсилок повідомлень;
- створення груп користувачів для обговорень;
- об’єднання користувачів за деякими спільними ознаками (групи класів, гуртків, методичних об’єднань вчителів, група класних керівників, група вчителів старших класів і т.п.)
- зручного додавання користувачів до Google Класу через назву або адресу Групи.
Якщо в Організаційних підрозділах один користувач може входити лише в один підрозділ, то в Групах один користувач може входити в декілька груп користувачів.
Вибір структури організаційних підрозділів
Організаційні підрозділи можуть мати різну структуру, але з власного досвіду для впровадження системи Google Workspace for Education в закладі загальної середньої освіти пропонуємо два варіанти.
Варіант 1
Навчальний заклад не є опорним та не має філій чи інших структурних підрозділів. В такій структурі достатньо підрозділів Вчителі, Учні та підрозділи класів для підрозділу Учні. Якщо буде потреба, то в майбутньому можна додати ще й підрозділ Батьки.
Варіант 2
Навчальний заклад є опорним та має філію чи інший структурний підрозділ. В такій структурі доцільно створити підрозділ для Опорного закладу та Філії, а вже в них створити підрозділи Вчителі, Учні, підрозділи класів для підрозділу Учні. Також в майбутньому можна додати ще й підрозділ Батьки. Виділення підрозділів для опорного закладу та філії дозволяє не плутати класи та вчителів.
Створення організаційних підрозділів в Google Workspace for Education
- Зайдіть в Консоль адміністратора системи за адресою admin.google.com.
- На головній сторінці оберіть посилання “Організаційні підрозділи“.
- Для створення нового підрозділу натисніть на круглу жовту кнопку з плюсом. Кнопка може бути в правому нижньому куті, або в лівому верхньому, в залежності від розміру вікна.
- У вікні створення нового підрозділу введіть назву нового підрозділу та оберіть підрозділ, який буде батьківським для нового підрозділу. Наприклад, для підрозділу 5А батьківським буде підрозділ Учні.
- Для завершення натисніть кнопку Створення.
- Якщо новий підрозділ не з’явився в списку підрозділів – оновіть сторінку.
- Повторіть дії 3-5 для створення інших підрозділів.
Також підрозділи можна створювати, клацнувши кнопку з плюсом в кінці рядка того підрозділу, що буде батьківським для нового підрозділу. Наприклад, для створення підрозділу для класу треба клацнути на кнопку з плюсом в кінці рядка Учні.
Якщо є необхідність виправити назву підрозділу, то потрібно в кінці рядка з назвою підрозділу клацнути на кнопку у вигляді трьох крапок та обрати команду Редагувати.
Після створення організаційних підрозділів можна переходити до додавання користувачів.
